Co je zákon o zadávání veřejných zakázek a koho se týká

Prvně trochu nezbytné teorie. Současný zákon o zadávání veřejných zakázek (zákon č. 134/2016 Sb.) je základní právní předpis, který upravuje, jak veřejní zadavatelé v Česku „nakupují“ dodávky, služby a stavební práce.

Zákon se týká dvou stran. Na jedné stojí zadavatel. Ten, kdo zakázku vypisuje. Na druhé dodavatel. Firma, která se o zakázku uchází a podává nabídku. ZZVZ nastavuje pravidla pro obě strany.

Jak probíhá zadávací řízení

Zadávací řízení je formalizovaný postup, kterým zadavatel vybírá dodavatele. Zákon o zadávání veřejných zakázek rozlišuje několik druhů zadávacích řízení, níže jsou zmíněné ty nejčastější, přičemž každé má jiná pravidla pro účast, lhůty i prostor pro vyjednávání.

Otevřené řízení

Jedno z nejčastějších druhů řízení. Zadavatel zveřejní zakázku a nabídku může podat kdokoliv, kdo splní podmínky. Bez předchozího výběru, bez omezení počtu účastníků. Většina zakázek, se kterými se jako dodavatel setkáte, probíhá právě tímto způsobem.

Zjednodušené podlimitní řízení

Zrychlený formát pro podlimitní zakázky. Zadavatel zveřejní zakázku na profilu zadavatele  a zároveň může oslovit minimálně 5 dodavatelů. Lhůty jsou kratší a postup méně formální.

Užší řízení probíhá ve dvou fázích

Nejprve zadavatel posuzuje kvalifikaci a vybírá dodavatele, kteří budou vyzváni k podání nabídky. Teprve ve druhé fázi vybraní dodavatelé podávají nabídky.

Soutěžní dialog a inovační partnerství

Používají se výjimečně, u zakázek, kde zadavatel nedokáže předem přesně definovat předmět plnění.

Co z toho plyne

Pro dodavatele je klíčové vědět, v jakém typu řízení se pohybuje. Od toho se odvíjí lhůty pro podání nabídky, možnost jednání i pravidla pro obranu. V extrémních případech může nastat i nečekané zrušení zadávacího řízení ze strany zadavatele, na což musíte umět okamžitě reagovat.

Předpokládaná hodnota veřejné zakázky, a proč je důležitá

Předpokládaná hodnota veřejné zakázky je odhad celkových nákladů na plnění zakázky, který zadavatel stanoví před zahájením zadávacího řízení. ZZVZ rozlišuje tři kategorie podle předpokládané hodnoty.

Chystáte se podat nabídku do veřejné zakázky?

Neriskujte, že vás banální administrativní chyba připraví o měsíce práce. Náš tým pod vedením Mateje Šandora staví na unikátní zkušenosti z práce pro ty největší zadavatele v České republice. Známe způsob uvažování zadavatelů při hodnocení nabídek a tyto znalosti využíváme k dosažení vašeho úspěchu. Právo je pro nás nástroj, jak vám můžeme vyhrát zakázku.

Napište nám o svojí zakázce na info@endors.cz. Nebo se podívejte na služby, které vám v rámci veřejných zakázek nabízíme.

5 nejčastějších chyb dodavatelů ve veřejných zakázkách (a jak kvůli nim nepřijít o zakázku)

Matej Šandor 4 roky vedl veřejné zakázky České televize a má přes 15 let zkušeností v oblasti zadávání veřejných zakázek. Byl na straně zadavatele a dnes díky unikátním znalostem pomáhá dodavatelům uspět – i proto pro vás sepsal ty nejčastější chyby, kterých se dodavatelé dopouší.

Chyba č. 1: Zadávací dokumentace veřejné zakázky je pro vás jen „technický podklad“

Někteří zadávací dokumentaci stále vnímají pouze jako „technický podklad“ pro zpracování nabídky, nikoliv jako dokument, který fakticky určuje pravidla a vymezuje prostor pro pozdější obranu dodavatele.

Bránit se můžete již na začátku zadávacího řízení

„Dodavatelé chybně předpokládají, že případné problémy budou moci řešit až po podání nabídky nebo v případě svého vyloučení.

Pokud je zadávací dokumentace nejasná nebo obsahuje požadavky, které dodavatel považuje za nezákonné, diskriminační nebo technicky nesplnitelné, je zpravidla nutné reagovat bez zbytečného odkladu. Typicky prostřednictvím žádosti o vysvětlení zadávací dokumentace nebo podáním námitek,“ zdůrazňuje advokát Matej Šandor.

Vysvětlení zadávací dokumentace jako možnost obrany

Právě vysvětlení zadávací dokumentace představuje jeden z nejdůležitějších nástrojů obrany dodavatele. Nejde pouze o možnost „doptat se“ na technické detaily.

Odpovědi zadavatele mohou zásadním způsobem ovlivnit obsah zadávacích podmínek, způsob zpracování nabídky i samotný okruh potenciálních dodavatelů.

V praxi proto doporučujeme věnovat zvýšenou pozornost zejména:

• vzájemnou konzistenci jednotlivých částí zadávací dokumentace,
• technickým podmínkám, kvalifikačním požadavkům a hodnotícím kritériím,
• dodatečným informacím a vysvětlením zadavatele,
• lhůtám pro podání námitek,
• zda zadávací podmínky fakticky nevylučují určitou skupinu dodavatelů bez objektivního důvodu.

„V praxi nebývá výjimkou ani situace, kdy jsou klíčové podmínky „schované“ v přílohách, technických specifikacích nebo v dodatečných informacích zveřejněných v průběhu zadávacího řízení,“ upozorňuje Matej.

Chyba č. 2: Myslíte si, že chybějící podklady do veřejné zakázky doplníte později

Jedním z nejrozšířenějších mýtů ve veřejných zakázkách je přesvědčení, že případné nedostatky vaší nabídky lze doplnit později. Základním ustanovením je v tomto směru § 46 zákona o zadávání veřejných zakázek, který umožňuje zadavateli požadovat objasnění nebo doplnění údajů, dokladů, vzorků nebo modelů předložených dodavatelem.

Klíčové je ale rozlišovat mezi přípustným objasněním / doplněním nabídky a nepřípustnou změnou jejího věcného obsahu. Jinými slovy, zákon za určitých podmínek umožňuje odstranit některé nejasnosti nebo doplnit určité doklady, nikoli však po uplynutí lhůty „přepsat“ samotnou nabídku.

Co lze po lhůtě (zpravidla) doplnit

• doklady ke kvalifikaci, pokud nejsou předmětem hodnocení,
• neúplná nebo nejasná potvrzení,
• administrativní nedostatky,
• údaje, které nejsou předmětem hodnocení.

V určitých případech může být přípustné dokonce i doplnění nového poddodavatele pro prokázání kvalifikace, pokud tím nedochází ke změně samotného hodnoceného obsahu nabídky.

Krajský soud v Brně například v rozsudku sp. zn. 30 Af 10/2023 zdůraznil, že smyslem § 46 ZZVZ není formalistické vyřazování nabídek kvůli odstranitelným vadám, ale současně ani umožnění dodatečné úpravy soutěžních parametrů nabídky po skončení lhůty pro podání nabídek.

Co po lhůtě (zpravidla) nedoplníte

Naopak nepřípustné bývá zejména:

• měnit nabídkovou cenu,
• upravovat technické řešení,
• měnit hodnocené parametry,
• doplňovat zkušenosti nebo reference, které měly být předmětem hodnocení,
• dodatečně „vylepšovat“ konkurenční pozici nabídky.

„U údajů majících přímý vliv na hodnocení nabídek je možnost jejich následného doplnění či úpravy výrazně limitována, neboť by takový postup mohl nepřípustně zasáhnout do výsledku hodnocení.“ zdůrazňuje Matej Šandor.

Dodavatelé by proto měli před podáním nabídky věnovat zvýšenou pozornost zejména:

• úplnosti kvalifikačních dokladů,
• správnému nastavení poddodavatelského modelu,
• rozlišení mezi kvalifikačními a hodnocenými údaji,
• konzistenci technického řešení,
• a tomu, zda případné doplnění nebude ve skutečnosti představovat změnu samotné nabídky.

Rozlišit mezi přípustným doplněním a nepřípustnou změnou nabídky vyžaduje pečlivé posouzení

Pokud si nejste jistí, zkušený advokát pro veřejné zakázky vám pomůže zanalyzovat výzvu zadavatele a sestavit odpověď.

Chyba č. 3: Nerespektujete lhůty ani formu, které vám dal zadavatel veřejné zakázky

Digitalizace veřejných zakázek výrazně zjednodušila komunikaci mezi zadavateli a dodavateli. Současně ale vytvořila zcela novou kategorii procesních problémů. Řada dodavatelů věnuje maximální pozornost obsahu nabídky, ale výrazně méně jejímu podání. Právě technické nebo formální chyby při elektronické komunikaci často vedou k tomu, že se k nabídce nebude „přihlížet“.

Typicky jde o:

• podání nabídky nesprávným komunikačním kanálem,
• opožděné doručení,
• nesprávné použití elektronického nástroje,
• nečitelný nebo poškozený soubor,
• nesprávný formát dokumentů.

Elektronický nástroj není jen „úložiště dokumentů“

Veřejné zakázky dnes standardně probíhají prostřednictvím elektronických nástrojů, jako jsou například NEN nebo E-ZAK, přičemž každý systém má svá specifická pravidla fungování.

Právě technické nastavení konkrétního elektronického nástroje může mít zásadní dopad například na:

• okamžik doručení nabídky,
• způsob autorizace podání,
• potvrzení o odeslání,
• nebo identifikaci osoby, která podání provedla.

Okamžik doručení bývá kritický

Rozhodující je, zda je nabídka řádně a včas doručena prostřednictvím elektronického nástroje. Zákon výslovně váže doručení v elektronickém nástroji na okamžik přijetí datové zprávy. Podání na poslední chvíli je poměrně riskantní, protože jakýkoli problém při nahrání nebo potvrzení podání může znamenat, že nabídka nebude v systému včas evidována.

Prakticky se proto vyplatí nečekat na poslední minuty, archivovat potvrzení o podání, zkontrolovat úplnost nahraných souborů a ověřit, že systém skutečně eviduje úspěšné doručení.

Elektronický podpis není rozhodující

Elektronický podpis není ve veřejných zakázkách vždy rozhodující. Pokud je úkon učiněn prostřednictvím elektronického nástroje nebo datové schránky, zákon jej považuje za podepsaný i bez podpisu.

Pokud ale komunikace neprobíhá prostřednictvím elektronického nástroje nebo datové schránky, může být naopak elektronický podpis nezbytný.

V praxi proto nestačí spoléhat na obecnou představu, že „nějaké elektronické odeslání stačí“ - vždy je nutné ověřit konkrétní pravidla daného zadávacího řízení.

Právě technické a procesní detaily elektronické komunikace dnes často rozhodují o tom, zda bude nabídka vůbec otevřena a hodnocena.

Chyba č. 4: Čekáte s obranou a neznáte možnosti, které vám ZZVZ dává

I silná a věcná argumentace může zůstat bez požadovaného efektu, pokud dodavatel zmešká zákonné lhůty nebo nesprávně zvolí procesní postup. Veřejné zakázky jsou z procesního hlediska mimořádně formalizované prostředí. Obrana dodavatele proto není jen otázkou toho, „zda má pravdu“, ale také kdy a jak ji uplatní.

Námitky ve veřejné zakázce

Základním obranným prostředkem dodavatele jsou námitky podle zákona o zadávání veřejných zakázek. Přesto je řada dodavatelů stále podává:

• příliš pozdě,
• nedostatečně konkrétně,
• nebo až ve chvíli, kdy je jejich procesní situace výrazně oslabená.

Právě včasné podání námitek přitom často představuje jedinou možnost, jak zabránit nezákonnému postupu zadavatele ještě v průběhu zadávacího řízení. A pokud nejste jistí zadávací dokumentací, je zpravidla výhodnější je řešit HNED – ne až po vyloučení. Matej Šandor vám pomůže identifikovat slabá místa a sestavit žádost o vysvětlení nebo námitky – stačí se ozvat na info@endors.cz anebo vyplnit formulář.

Typicky jde například o situace, kdy:

• zadávací dokumentace obsahuje diskriminační požadavky,
• technické podmínky zvýhodňují konkrétní řešení,
• zadavatel nesprávně vyhodnotí kvalifikaci,
• dochází k netransparentnímu hodnocení,
• zadavatel fakticky mění zadávací podmínky v průběhu řízení, aniž by přiměřeně prodloužil lhůtu pro podání nabídek.

Taktika obrany je často stejně důležitá jako samotná argumentace

Úspěšná obrana ve veřejných zakázkách není pouze otázkou znalosti zákona. Významnou roli hraje i správně zvolená procesní strategie.

V některých případech může být vhodné:

• nejprve využít žádost o vysvětlení zadávací dokumentace,
• následně podat cílené námitky a případně následný návrh na ÚOHS.  

V jiných případech může být naopak klíčové reagovat okamžitě a zabránit tomu, aby zadávací řízení pokračovalo v nezákonném nastavení.

Důležitá bývá také obchodní a reputační rovina celé situace. Dodavatelé často řeší:

• zda agresivnější obrana „nepoškodí vztahy“ se zadavatelem,
• zda podání námitek nebude vnímáno negativně,
• nebo zda má smysl spor vůbec otevírat.

„V praxi přitom platí, že profesionálně připravené a věcně formulované námitky bývají standardní součástí trhu veřejných zakázek a představují legitimní nástroj ochrany práv dodavatele,“ dodává advokát Matej Šandor.

Kdy má smysl řešit spor s ÚOHS

Současně existují situace, kdy může být aktivní procesní obrana u Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže zásadní nejen pro konkrétní zakázku, ale i pro budoucí postavení dodavatele na trhu.

Typicky jde například o:

• diskriminační zadávací podmínky,
• netransparentní hodnocení,
• účelově nastavené technické požadavky,
• nezákonné vyloučení,
• zásadní porušení zásad transparentnosti a rovného zacházení.

V praxi se vyplácí řešit problematické situace co nejdříve – ideálně ještě před podáním nabídky nebo bezprostředně po identifikaci sporného postupu zadavatele.

Byli jste nespravedlivě vyřazeni nebo čelíte nefér podmínkám? Čas hraje nekompromisně proti vám. Využijte naše právní služby pro veřejné zakázky a podejte námitky.

Chyba č. 5: Neřešíte formální „drobnosti“, které mají fatální důsledky

Ve veřejných zakázkách často rozhodují zdánlivé detaily, které dodavatel podcení jako „administrativní formalitu“.

Jedním z nejrizikovějších míst bývá poskytování jistoty. V praxi přitom opakovaně vznikají chyby například:

• v nesprávné výši jistoty,
• v délce platnosti bankovní záruky,
• v nesprávném označení zadávacího řízení,
• nebo v nedodržení požadovaného obsahu dokumentu.

„Právě u jistoty přitom bývá prostor pro dodatečné opravy velmi omezený. Pamatuji si na případ, kdy dodavatel předložil bankovní záruku s nesprávně uvedeným názvem zadávacího řízení. Přestože bylo z okolností zřejmé, jaké zakázky se záruka týká, zadavatel nabídku vyloučil s odůvodněním, že jistota nesplňuje požadavky zadávací dokumentace,“ vzpomíná na případ Matej Šandor.‍

Správně prokazování kvalifikace dle zákona o zadávání veřejných zakázek

Dodavatel předložil reference obsahově odpovídající požadavkům zadavatele, avšak z dokumentace nebylo jednoznačně zřejmé, že realizoval požadovanou část plnění v požadovaném rozsahu. Zadavatel následně kvalifikaci neuznal.

V praxi bývá problémem například:

• reference neodpovídající požadovanému rozsahu,
• chybějící oprávnění,
• nesoulad údajů v jednotlivých dokumentech,
• nebo nedostatečně prokázaná role poddodavatele.

Chybějící přílohy a nesoulad dokumentů

Velmi časté bývají rovněž situace, kdy nabídka obsahuje:

• neúplné přílohy,
• různé verze téhož dokumentu,
• rozpory mezi technickou a cenovou částí nabídky,
• nebo odlišné údaje v jednotlivých formulářích.

Právě nesoulad dokumentů přitom může vyvolat pochybnosti o obsahu nabídky jako celku.

Autor JUDr. Bc. Matej Šandor, Ph.D., MBA

Matej propojuje advokacii, technologie a řízení společností. Vedle advokátní praxe zastával manažerské a statutární pozice. Klientům přináší kombinaci právního, obchodního a strategického pohledu. 4 roky vedl veřejné zakázky České televize. Přes 15 let celkem v oblasti zadávání veřejných zakázek. Byl na straně zadavatele a dnes díky unikátním znalostem pomáhá dodavatelům uspět.

Napište nám na info@endors.cz nebo vyplňte formulář. Ozveme se do 24 hodin a domluvíte si konzultaci s Matejem Šandorem.